Améliorer votre gestion du temps revient à vous fixer des objectifs pour ce que vous souhaitez réaliser pendant une période de temps donnée et à prioriser les tâches qui nécessiteront le plus d'attention. Dans ce cours, nous allons identifier les éléments chronophages qui réduisent notre efficacité, ainsi que quelques conseils et astuces simples pour mieux gérer votre temps et améliorer votre productivité. Alors, qui vole votre temps ?
Dans une journée, il peut y avoir beaucoup de distractions qui vous éloignent de votre travail. Ce ne sont peut-être que de petites distractions, comme répondre à un appel téléphonique, à un e-mail ou à la question d'un collègue, mais elles peuvent s'accumuler. Si vous essayez de vous concentrer dans un bureau bruyant, ou que vous n'avez pas l'équipement dont vous avez besoin pour faire votre travail efficacement, c'est peut-être votre environnement de travail lui-même qui vous distrait. Ou bien ce sont certains moments de votre journée eux-mêmes qui vous rendent moins productif, comme un déplacement pour vous rendre à une réunion. Qu'elles soient dues à la procrastination, à des facteurs externes ou à des interruptions, identifier ces distractions qui vous coûtent tant de temps est la première étape pour gagner en productivité.
Commencez par noter combien de temps vous prend chacune de vos tâches. Noter combien de temps vous consacrez à vos tâches quotidiennes est une étape cruciale pour vous assurer que vous exploitez au mieux le temps qui vous est imparti. Créez un journal, que ce soit sur un outil en ligne comme une feuille de calcul, ou à l'ancienne, dans un carnet. La clé est de tout noter : tâches, interruptions, appels, pauses café, etc. Dans l'idéal, vous devez recueillir ces informations pendant une période prolongée (disons une semaine ou deux), afin d'avoir une idée précise de votre emploi du temps. L'étape suivante consiste à réduire au maximum les perturbations que vous avez identifiées.
Des outils de productivité en ligne comme Asana, Basecamp ou Google Keep peuvent vous aider à créer des listes de tâches, à gérer vos tâches et à planifier votre journée. Plusieurs d'entre eux vous permettent même de déléguer certaines tâches ou de générer un rappel lorsqu'une date limite approche. Un grand nombre de ces outils sont gratuits, et d'autres offrent une version gratuite aux petites entreprises. Restez toujours réaliste. Essayer d'en faire trop peut faire chuter la productivité, sans parler du moral. Commencez par dresser une liste de tâches par ordre de priorité, sur papier ou sur l'un des outils en ligne mentionnés. Le fait de cocher des tâches dans votre liste est très gratifiant, cela vous motivera à poursuivre vos efforts.
Voici cinq excellents conseils que vous pouvez appliquer dans vos activités quotidiennes, afin d'augmenter votre productivité :
Restez concentré dans les réunions : veillez à éviter toute réunion inutile. Votre temps est précieux,employez-le intelligemment. Si c'est vous qui organisez la réunion, établissez un ordre du jour clair, ayez tous les documents de référence à disposition, et prenez soin de commencer et terminer à l'heure prévue. Créez une liste de tâches tous les jours : prenez l'habitude de créer une liste priorisée de tout ce que vous devrez accomplir dans votre journée. Rester assis derrière son bureau toute la journée peut sembler productif, mais faire une pause de 10 à 15 minutes lorsque vous vous sentez fatigué peut booster votre concentration, surtout si vous vous étirez et que vous marchez un peu.
Éliminez les distractions : faites savoir à vos collègues que vous souhaitez ne pas être dérangé, ou installez-vous dans une autre partie du bureau pour réduire les distractions au maximum. Dormez : le manque de sommeil peut affecter votre façon de travailler. Essayez d'avoir une bonne nuit de repos pour vous préparer à la journée à venir.
Gagner en productivité ne signifie pas nécessairement que toutes ces petites distractions vont disparaître : vous aurez toujours à répondre à un e-mail ou une question, ou à vous rendre à une réunion, mais vous devez veiller à être aussi efficace que possible en dehors de cela. Vous efforcer de mieux gérer votre temps peut être aussi bénéfique au niveau personnel qu'au niveau professionnel. Réduire le stress et les erreurs vous permettra de gagner en productivité. Identifiez les éléments chronophages dans votre journée, et réfléchissez aux processus que vous pouvez mettre en place pour les éliminer au maximum.s
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